Verwerkersovereenkomst

Versie 3 · gepubliceerd op 25 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de gebruiksvoorwaarden van NutriIQ. Ze geldt tussen de praktijk die een account heeft bij NutriIQ (hierna ‘de praktijk’, de verwerkingsverantwoordelijke) en Polestar Consulting bv, Keylandstraat 16, 9400 Ninove, ondernemingsnummer 0475174096 (hierna ‘NutriIQ’, de verwerker), zoals bedoeld in artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Onderwerp

NutriIQ verwerkt persoonsgegevens van patiënten van de praktijk, uitsluitend om de dienst NutriIQ te leveren: gegevens over de begeleiding van patiënten bewaren, tonen en ordenen, ze ophalen via Abbott LibreLinkUp als de praktijk die koppeling instelt, rapporten maken op vraag van de praktijk, en alle gegevens als download aanbieden aan de praktijk.

2. Gegevens en betrokkenen

• Betrokkenen: de patiënten van de praktijk.
• Identificatie- en contactgegevens: naam, geboortedatum, geslacht, adres, e-mailadres en telefoonnummer; en als de praktijk ze invult of van de identiteitskaart inleest: foto, beroep, burgerlijke staat en gezinssamenstelling.
• Gezondheidsgegevens: glucosemetingen, dagboek (maaltijden, beweging, slaap, notities), lengte, gewicht, begeleidingsplan, consultatienotities en afspraken.
• Het adres voor meldingen van de gsm van een patiënt, als hij in zijn dagboek meldingen aanzet.

De praktijk bepaalt welke gegevens ze invoert. Ze zorgt voor een rechtsgrond voor die verwerking en informeert haar patiënten.

3. Instructies

NutriIQ verwerkt de gegevens alleen volgens de instructies van de praktijk. Het gebruik van NutriIQ zoals bedoeld geldt als instructie. NutriIQ gebruikt de gegevens nooit voor eigen doeleinden: niet voor reclame, niet om te verkopen en niet om modellen te trainen. Vindt NutriIQ dat een instructie in strijd is met de wet, dan meldt het dat meteen aan de praktijk.

4. Vertrouwelijkheid

Wie bij NutriIQ toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht. Beheerders van NutriIQ kijken alleen voor ondersteuning of op vraag van de praktijk alleen-lezend in dossiers. Elke inzage wordt gelogd en is zichtbaar voor de praktijk. De foto van de identiteitskaart is ook voor beheerders niet zichtbaar.

5. Beveiliging

NutriIQ neemt passende technische en organisatorische maatregelen, onder meer: versleutelde verbindingen (https), aanmelden met een wachtwoord en tweestapsverificatie, versleuteling van de patiëntdossiers en van gevoelige sleutels, gegevens die per praktijk gescheiden zijn, een logboek van aanmeldingen en inzage, en een dagelijkse versleutelde reservekopie van de database die hoogstens 30 dagen bewaard wordt. De sleutel om een reservekopie te openen staat niet op de servers en niet bij wie ze bewaart.

6. Subverwerkers

NutriIQ doet een beroep op deze subverwerkers:

• Vimexx B.V. (Nederland): hosting van de servers en de mailserver, in de Europese Unie.
• Scaleway SAS (Frankrijk): bewaring van de versleutelde reservekopieën, in Parijs, in de Europese Unie. Scaleway kan de inhoud niet lezen.
• De pushdienst van de maker van de gsm of browser van een patiënt (zoals Apple, Google, Mozilla of Microsoft), alleen als hij in zijn dagboek meldingen aanzet: die bezorgt een melding versleuteld, kan de inhoud niet lezen en kan ook buiten de Europese Economische Ruimte werken. Een melding bevat geen naam en geen meetwaarden.

NutriIQ legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Een nieuwe subverwerker meldt NutriIQ vooraf via een nieuwe versie van deze overeenkomst; de praktijk kan daartegen bezwaar maken en dan de overeenkomst beëindigen. Leesbare gegevens gaan niet naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Ook de versleutelde reservekopieën blijven in de Europese Unie.

7. Rechten van patiënten

NutriIQ helpt de praktijk om vragen van patiënten te beantwoorden, zoals een vraag om inzage, verbetering of wissing. De praktijk kan de meeste gegevens zelf aanpassen, verwijderen en downloaden in NutriIQ. E-mails aan patiënten (zoals een dagboek- of rapportlink) bevatten alleen een persoonlijke link, nooit metingen of notities. Krijgt NutriIQ zo'n vraag rechtstreeks van een patiënt, dan stuurt het die door naar de praktijk.

8. Datalekken

NutriIQ meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 48 uur na de ontdekking, aan de praktijk, met de informatie die de praktijk nodig heeft voor haar eigen meldplicht. NutriIQ neemt meteen maatregelen om de gevolgen te beperken.

9. Bijstand en controle

NutriIQ helpt de praktijk waar nodig bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en geeft de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. Een audit wordt vooraf afgesproken en gebeurt op kosten van de praktijk, tenzij een tekortkoming wordt vastgesteld.

10. Duur en einde

Deze overeenkomst loopt zolang de praktijk NutriIQ gebruikt. De praktijk kan al haar gegevens op elk moment zelf downloaden; een eigen kopie bewaren is haar verantwoordelijkheid. Eindigt het abonnement (stopgezet, of een maand lang niet betaald), dan kan de praktijk nog één maand haar gegevens downloaden; daarna wist NutriIQ alle patiëntgegevens. Laat de praktijk zich eerder verwijderen, dan wist NutriIQ ze meteen. In de versleutelde reservekopieën verdwijnen ze na hoogstens 30 dagen. Blokkeert NutriIQ een praktijk bij misbruik, dan blijven de gegevens bewaard en kan de praktijk ze downloaden. Facturen blijven bewaard voor de boekhouding, zonder patiëntnamen.

11. Aansprakelijkheid

De regeling over aansprakelijkheid in de gebruiksvoorwaarden geldt ook voor deze overeenkomst, behalve waar de wet anders bepaalt.